Sąskaita faktūra fiziniam asmeniui: kada ir kaip išrašyti

Taip, sąskaitą faktūrą fiziniam asmeniui, kuris nevykdo jokios veiklos, išrašyti galima. Ar tai privaloma, priklauso nuo pardavėjo: PVM mokėtojas tokiam pirkėjui paprastai privalo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, ne PVM mokėtoja esanti įmonė – sąskaitą faktūrą, o abiem atvejais jos galima nenaudoti, kai pirkėjui išduodamas kasos aparato kvitas.

Paprastoje sąskaitoje faktūroje tokio pirkėjo vardas, pavardė ir asmens kodas rašomi tik tada, kai jis pats to pageidauja.

Toliau – pavyzdys, o po jo kiekvienas atvejis atskirai su nuorodomis į teisės aktų tekstus.

Pavyzdys: paslauga privačiam asmeniui

Šalys išgalvotos ir skirtos tik pavyzdžiui. UAB „Pavyzdys“ nėra PVM mokėtoja. Ji išplovė buto langus Vardeniui Pavardeniui, kuris jokios veiklos nevykdo. Paslauga suteikta 2026-10-07, tą pačią dieną išrašyta ir sąskaita. Atsiskaityta pavedimu, kasos aparato kvitas neišduotas. Pirkėjas paprašė, kad sąskaitoje būtų jo vardas ir pavardė, bet asmens kodo rašyti nenorėjo.

Dokumente būtų šios eilutės:

Paslaugos suteikimo data atskirai nerašoma, nes ji sutampa su išrašymo data. Jeigu pirkėjas savo duomenų rašyti nepageidautų, eilutės „Pirkėjas“ nebūtų.

Patikrinkime pagal reikalavimus. Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 1 dalis reikalauja dokumento pavadinimo, pardavėjo pavadinimo ir juridinio asmens kodo, datos, operacijos turinio, rezultato pinigine ir kiekybine išraiška su mato vienetu. Taisyklių 5.1 papunktis ir 6 punktas prideda prekės ar paslaugos pavadinimą ir kainą, seriją ir numerį. Visa tai pavyzdyje yra.

Jeigu UAB „Pavyzdys“ būtų PVM mokėtoja ir paslaugai būtų taikomas standartinis 21 % tarifas, dokumentas vadintųsi PVM sąskaita faktūra. Sumos būtų tokios: apmokestinamoji vertė 120,00 EUR, PVM 21 % – 25,20 EUR (120,00 × 0,21), iš viso 145,20 EUR.

Visų PVM įstatymo 80 straipsnio 1 dalies rekvizitų sąrašas, tarp jų pardavėjo PVM mokėtojo kodas ir adresas, yra gide apie PVM sąskaitos faktūros rekvizitus.

Tokį dokumentą galite surinkti nemokamu sąskaitos faktūros įrankiu: jis apskaičiuoja sumas ir parodo, kurios privalomos informacijos dar trūksta. Priminimą apie pirkėjo duomenis įrankis rodo visada. Kai pirkėjas yra ekonominės veiklos nevykdantis fizinis asmuo ir savo duomenų rašyti nepageidauja, šis priminimas Jums netaikomas.

Ar galima išrašyti sąskaitą faktūrą fiziniam asmeniui?

Galima. Nė viename iš čia cituojamų teisės aktų nėra draudimo išrašyti sąskaitą žmogui, kuris nevykdo veiklos. Priešingai, keliais atvejais ji privaloma, o kai pardavimas įformintas kasos aparato kvitu, pirkėjas turi teisę jos pareikalauti.

Svarbu atskirti du pirkėjus. Fizinis asmuo, kuris vykdo individualią veiklą ar turi verslo liudijimą ir perka savo veiklai, yra ekonominę veiklą vykdantis pirkėjas, ir jo duomenys rašomi kaip verslo pirkėjo. Šis gidas daugiausia skirtas kitam atvejui: pirkėjui, kuris perka sau.

Kada sąskaita fiziniam asmeniui privaloma?

Atsakymas priklauso nuo to, kas esate Jūs.

• PVM mokėtojas. PVM įstatymo 79 straipsnio 3 dalis nustato, kad Lietuvos PVM mokėtojai PVM sąskaita faktūra privalo įforminti ir prekių tiekimą ar paslaugų teikimą fiziniams asmenims, kurie nėra apmokestinamieji asmenys, jeigu tiekimas įvyko šalies teritorijoje, išskyrus Vyriausybės nustatytus atvejus. Tie atvejai išvardyti Vyriausybės nutarimu Nr. 780 patvirtintų taisyklių 19 punkte.
• Įmonė, kuri nėra PVM mokėtoja. Pagal tų pačių taisyklių 3 punktą ūkio subjektai ne PVM mokėtojai, išskyrus fizinius asmenis, prekių tiekimą ir paslaugų teikimą privalo įforminti sąskaita faktūra. Jos galima nenaudoti, kai prekės ar paslaugos parduodamos ekonominės veiklos nevykdančiam fiziniam asmeniui ir jam išduodamas kasos aparato kvitas arba kai pagal Kasos aparatų diegimo ir naudojimo tvarkos aprašą kasos aparato naudoti nereikalaujama.
• Gyventojas, kuris nėra PVM mokėtojas. Taisyklių 8¹ punktas sako, kad ekonominę veiklą, įskaitant individualią, vykdantys gyventojai ne PVM mokėtojai pardavimą gali įforminti sąskaita faktūra. Tame pačiame punkte yra viena išimtis: gyventojas, kuris privalėjo įsiregistruoti PVM mokėtoju, bet to nepadarė, sąskaitą faktūrą išrašyti privalo, jeigu įsiregistravęs būtų privalėjęs išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Pagal 27 punktą kiti individualią veiklą vykdančių gyventojų išrašomiems apskaitos dokumentams taikomi reikalavimai nustatyti jų finansinę apskaitą reglamentuojančiuose teisės aktuose; šiame gide jų nenagrinėjame. Apie tai rašome gide apie individualios veiklos sąskaitą faktūrą ir gide apie verslo liudijimą.

Kada vietoj sąskaitos pakanka kasos aparato kvito?

Taisyklių 19 punkte išvardyti atvejai, kai PVM sąskaita faktūra fiziniam asmeniui, kuris nėra apmokestinamasis asmuo, nenaudojama. Smulkiam verslui aktualiausias pirmasis: kai išduodamas kasos aparato kvitas arba kai pagal Kasos aparatų diegimo ir naudojimo tvarkos aprašą kasos aparato naudoti nereikalaujama.

Kiti sąrašo atvejai siauresni, pavyzdžiui, draudimo liudijimas ar prekybos automatai.

Ne PVM mokėtojoms įmonėms tokia pati išimtis įrašyta 3 punkte.

Ar Jūsų veiklai kasos aparatas privalomas, nustato minėtas aprašas. Šiame gide jo nenagrinėjame, todėl tai pasitikslinkite apraše arba su buhalteriu.

Ką daryti, jei pirkėjas sąskaitos prašo jau gavęs kvitą?

Taisyklių 28 punktas: jeigu pardavimas įformintas kasos aparato kvitu, PVM sąskaita faktūra ar sąskaita faktūra išrašoma pirkėjui pareikalavus. Tokioje sąskaitoje papildomai įrašomi trys kvito duomenys:

1. unikalus kasos aparato numeris;
2. kasos kvito eilės numeris;
3. kvito išdavimo data.

Taigi tai, kad pirkėjas yra privatus asmuo ir jau gavo kvitą, nuo sąskaitos išrašymo neatleidžia: jam pareikalavus, ji išrašoma.

Kokius pirkėjo duomenis rašyti sąskaitoje faktūroje?

Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 1 dalies 6 punktas dera su šia išimtimi: dokumento gavėjo pavadinimas (vardas, pavardė) privalomas, išskyrus atvejus, kai pagal mokesčių įstatymus ar jų pagrindu priimtus teisės aktus ši informacija neprivaloma.

Jeigu pirkėjas yra veiklą vykdantis fizinis asmuo, rašomas jo PVM mokėtojo kodas, o jeigu jo neturi – paties asmens pasirinkimu asmens kodas, individualios veiklos vykdymo pažymos numeris arba verslo liudijimo numeris. Vadinasi, ir toks pirkėjas asmens kodo pateikti neprivalo, jei nurodo pažymos ar liudijimo numerį.

Visa kita informacija nesikeičia: pardavėjo duomenys, data, serija ir numeris, operacijos turinys ir suma. Visą sąrašą rasite gide apie sąskaitą faktūrą ne PVM mokėtojui.

Kuo skiriasi PVM sąskaita faktūra fiziniam asmeniui?

Kai PVM sąskaita faktūra fiziniam asmeniui privaloma, taisyklių 20 punktas reikalauja joje nurodyti visą Finansinės apskaitos įstatyme nustatytą privalomą apskaitos dokumento informaciją. Kiti PVM įstatymo 80 straipsnio 1 dalyje (arba 9 dalyje, jei sąskaita supaprastinta) išvardyti rekvizitai nurodomi pirkėjo prašymu.

Pagal PVM įstatymo 79 straipsnio 13 dalį, kai bendra suma su PVM neviršija 100 eurų, gali būti išrašoma supaprastinta PVM sąskaita faktūra. 80 straipsnio 9 dalyje išvardytoje jos informacijoje pirkėjo vardo, pavardės ir adreso nėra.

Vis dėlto taisyklių 20 punktas ir supaprastintai PVM sąskaitai faktūrai fiziniam asmeniui taiko tą patį reikalavimą nurodyti Finansinės apskaitos įstatyme nustatytą informaciją, todėl aukščiau minėtas klausimas dėl pirkėjo vardo ir pavardės lieka. Išsamiau – gide apie PVM sąskaitos faktūros rekvizitus.

Elektroninė PVM sąskaita faktūra pagal 79 straipsnio 11 dalį gali būti naudojama tik esant išankstiniam pirkėjo sutikimui. Taisyklių 6¹ punktas šias nuostatas atitinkamai taiko ir elektroninei sąskaitai faktūrai. Prieš siųsdami sąskaitą el. paštu, paklauskite pirkėjo, ar jam tai tinka.

Kiek asmens duomenų rašyti?

Tiek, kiek reikalauja teisės aktai, ir tiek, kiek paprašė pirkėjas. Bendrojo duomenų apsaugos reglamento 5 straipsnio 1 dalies c punktas reikalauja, kad asmens duomenys būtų adekvatūs, tinkami ir tik tokie, kurių reikia tikslui pasiekti. Mūsų supratimu, sąskaitai iš to išplaukia trys praktiški dalykai:

• ekonominės veiklos nevykdančio pirkėjo asmens kodo nerašykite, jei jis to neprašė;
• neprašykite duomenų, kurių nė vienas iš šių teisės aktų nemini, pavyzdžiui, asmens dokumento numerio;
• pirkėjo paprašytus duomenis rašykite tiksliai taip, kaip jis juos pateikė.

Kaip ilgai ir kur saugoti išrašytas sąskaitas su asmens duomenimis, šiame gide neaptariame. Tai pasitikslinkite su buhalteriu.

Trumpai: kaip išrašyti

1. Nustatykite, ar pirkėjas perka sau, ar savo veiklai.
2. Pasitikrinkite, ar pardavimas jau įformintas kasos aparato kvitu. Jei taip, sąskaitą išrašykite tik pirkėjui pareikalavus ir įrašykite kvito duomenis.
3. Jei išrašote sąskaitą faktūrą (ne PVM), paklauskite pirkėjo, ar jis nori, kad joje būtų jo vardas, pavardė ir asmens kodas. Jei išrašote PVM sąskaitą faktūrą, paklauskite, kurių rekvizitų jis pageidauja.
4. Surašykite likusią privalomą informaciją ir patikrinkite sumas.

Dokumentą galite parengti sąskaitos faktūros įrankiu. Jis nemokamas, nereikalauja registracijos, juodraštį laiko Jūsų naršyklėje, o paruoštą dokumentą leidžia atspausdinti arba išsaugoti PDF formatu per naršyklės spausdinimo langą. Tai nėra apskaitos programa: įrankis netvarko sąskaitų registro ir nieko nesiunčia mokesčių administratoriui.