Sąskaita faktūra: kas tai, rekvizitai ir kaip išrašyti

Sąskaita faktūra yra apskaitos dokumentas, kuriuo pardavėjas patvirtina, kad pardavė prekes arba suteikė paslaugas. PVM mokėtojas išrašo PVM sąskaitą faktūrą, o įmonė, kuri nėra PVM mokėtoja, – sąskaitą faktūrą be PVM.

Abiem atvejais dokumente turi būti visa teisės aktuose išvardyta informacija: data, serija ir numeris, pardavėjas, pirkėjas, prekė ar paslauga, kaina ir suma, o PVM sąskaitoje faktūroje dar ir PVM mokėtojų kodai, tarifas bei PVM suma.

Sąskaitos faktūros pavyzdys

Pavyzdys išgalvotas: įmonių pavadinimai, kodai ir sandoris sugalvoti, o kodai tyčia užrašyti taip, kad nebūtų panašūs į tikrus. Pardavėjas yra PVM mokėtojas, todėl dokumentas vadinasi „PVM sąskaita faktūra“.

Kai sąskaitoje yra kelios eilutės, PVM skaičiuojamas ne nuo kiekvienos eilutės, o nuo to paties tarifo eilučių apmokestinamosios vertės sumos. Priežiūra yra visą mėnesį teikta paslauga, todėl sąskaita už rugsėjį išrašyta spalio 7 dieną, tai yra iki kito mėnesio 10 dienos.

Banko sąskaitą ir apmokėjimo terminą verta įrašyti, kad pirkėjas žinotų, kur ir iki kada mokėti, tačiau toliau pateiktuose privalomos informacijos sąrašuose jų nėra: tai šalių susitarimo dalykas.

Tokį dokumentą galite užpildyti nemokamame sąskaitos faktūros įrankyje. Registruotis nereikia, juodraštis lieka Jūsų naršyklėje, o įrankis parodo, kokios privalomos informacijos dar trūksta.

Sąskaita faktūra ar PVM sąskaita faktūra: kuo jos skiriasi

Įprastu atveju skirtumą lemia tai, ar pardavėjas yra PVM mokėtojas, o ne pirkėjas ar suma.

Pagal PVM įstatymo 71 straipsnio 2 dalį Lietuvos apmokestinamasis asmuo gali taikyti smulkiojo verslo schemą, tai yra neprivalo registruotis PVM mokėtoju ir skaičiuoti PVM, jeigu atlygis už vykdant ekonominę veiklą šalies teritorijoje patiektas prekes ir suteiktas paslaugas per praėjusius kalendorinius metus neviršijo 45 000 eurų ir šios ribos nenumatoma viršyti einamaisiais kalendoriniais metais.

Tokiam asmeniui 79 straipsnio 1 dalis nenustato pareigos išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, nebent jis yra įsiregistravęs PVM mokėtoju pagal 71¹ straipsnį. Ar ši sąlyga tinka Jūsų veiklai, aptarkite su buhalteriu.

Plačiau: PVM sąskaitos faktūros rekvizitai ir pavyzdys ir sąskaita faktūra be PVM.

Kas ir kada privalo išrašyti sąskaitą faktūrą

• PVM mokėtojai. Pagal PVM įstatymo 79 straipsnio 1 dalį PVM sąskaita faktūra privaloma įforminti prekių tiekimą ar paslaugų teikimą kitam apmokestinamajam asmeniui arba juridiniam asmeniui. Pagal 3 dalį Lietuvos PVM mokėtojai ja įformina ir šalies teritorijoje įvykusį pardavimą fiziniams asmenims, kurie nėra apmokestinamieji asmenys, išskyrus Vyriausybės nustatytus atvejus. Vienas iš jų – kai tokiam pirkėjui išduodamas kasos aparato kvitas (taisyklių 19.1 papunktis).
• Ūkio subjektai ne PVM mokėtojai, išskyrus fizinius asmenis. Taisyklių 3 punktas įpareigoja juos pardavimą įforminti sąskaita faktūra. Jos galima neišrašyti, kai prekė ar paslauga parduodama ekonominės veiklos nevykdančiam fiziniam asmeniui ir jam išduodamas kasos aparato kvitas arba kai kasos aparato naudoti nereikalaujama. Jeigu toks pirkėjas sąskaitos faktūros pareikalauja, ji išrašoma (taisyklių 28 punktas).
• Gyventojai, vykdantys ekonominę veiklą ir nesantys PVM mokėtojais. Taisyklių 8¹ punkte parašyta, kad jie pardavimą „gali įforminti sąskaita faktūra“, o 27 punkte – kad kiti individualią veiklą vykdančių gyventojų išrašomiems dokumentams taikomi reikalavimai nustatyti jų apskaitą reglamentuojančiuose teisės aktuose. Šiame gide tų aktų neaptariame, todėl skaitykite atskirus gidus apie individualią veiklą ir verslo liudijimą.

Dėl termino: PVM sąskaita faktūra išrašoma nedelsiant patiekus prekes ar suteikus paslaugas. Už ilgalaikes paslaugas, pavyzdžiui, nuomą ar telekomunikacijas, ją galima išrašyti už visą mėnesį ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos (79 straipsnio 2 dalies 1 punktas).

Kai prekės tiekiamos į kitą Europos Sąjungos valstybę narę arba kai PVM už paslaugas turi apskaičiuoti pirkėjas, terminas yra kito mėnesio 15 diena (tos pačios dalies 2 punktas).

Kitiems apskaitos dokumentams Finansinės apskaitos įstatymo 6 straipsnio 1 dalis nustato, kad jie parengiami ūkinės operacijos metu arba jai pasibaigus ir pateikiami gavėjui nedelsiant, ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos.

Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai, kai pardavėjas nėra PVM mokėtojas

Sąrašas sudarytas iš Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 1 dalies ir taisyklių 5 bei 6 punktų. Jis skirtas įmonėms ir kitiems ūkio subjektams, kurie nėra PVM mokėtojai; kaip minėta, individualią veiklą vykdantiems gyventojams taisyklės taikomos kitaip.

• Dokumento pavadinimas.
• Serija ir numeris. Numeriai sudaromi didėjančia seka ir toje pačioje serijoje nesikartoja.
• Dokumento parengimo data.
• Pardavėjo pavadinimas arba vardas ir pavardė, juridinio asmens kodas.
• Pirkėjo pavadinimas arba vardas ir pavardė, juridinio asmens kodas. Jeigu pirkėjas yra fizinis asmuo, rašomas jo PVM mokėtojo kodas, o jeigu jo nėra – asmens pasirinkimu asmens kodas, individualios veiklos vykdymo pažymos numeris arba verslo liudijimo numeris.
• Prekės ar paslaugos pavadinimas, tai yra ūkinės operacijos turinys.
• Prekės ar paslaugos kaina.
• Suma, o kai nurodomas kiekis – ir mato vienetai.
• Ūkinės operacijos data arba laikotarpis, jeigu nesutampa su dokumento data.
• Kai atsiskaitoma grynaisiais pinigais ir mokėtina suma apvalinama, – apvalinimo suma ir bendra mokėtina suma po apvalinimo.

Jeigu pirkėjas yra ekonominės veiklos nevykdantis fizinis asmuo, jo vardas, pavardė ir asmens kodas rašomi tik jam pageidaujant. Apie tai – gide sąskaita faktūra fiziniam asmeniui.

Privalomi PVM sąskaitos faktūros rekvizitai

Tai PVM įstatymo 80 straipsnio 1 dalies 1–13 punktai, kurių reikia įprastam pardavimui.

• Išrašymo data.
• Serija ir numeris, leidžiantys identifikuoti dokumentą.
• Pardavėjo PVM mokėtojo kodas.
• Pirkėjo PVM mokėtojo kodas. Kai Lietuvos apmokestinamasis asmuo parduoda šalies teritorijoje, PVM mokėtoju įsiregistravusio pirkėjo kodas nurodomas visais atvejais.
• Pardavėjo pavadinimas arba vardas ir pavardė, adresas.
• Pirkėjo pavadinimas arba vardas ir pavardė, adresas.
• Prekių ar paslaugų pavadinimas ir kiekis.
• Prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data, jeigu ji nesutampa su išrašymo data.
• Vieneto kaina be PVM ir nuolaidos, neįtrauktos į vieneto kainą.
• Vienodu tarifu apmokestinamų prekių ar paslaugų apmokestinamoji vertė, tai yra atskira suma kiekvienam tarifui.
• PVM tarifas.
• PVM suma eurais.
• Kai prekės ar paslaugos PVM neapmokestinamos arba taikomas 0 procentų tarifas, – nuoroda į atitinkamą PVM įstatymo ar Direktyvos 2006/112/EB nuostatą arba kitokia nuoroda, kad PVM neskaičiuojamas ar taikomas 0 procentų tarifas.

Tos pačios dalies 14–19 punktuose yra retesniems atvejams skirtų nuorodų, pavyzdžiui, „Atvirkštinis apmokestinimas“ arba maržos apmokestinimo schemų žymos. Jų mūsų įrankis neapima. Standartinis PVM tarifas yra 21 procentas (2 straipsnio 32 dalis), lengvatiniai – 12 ir 5 procentai; kam jie taikomi, išvardyta 19 straipsnyje.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą: septyni žingsniai

1. Nustatykite, kurį dokumentą rašote: PVM sąskaitą faktūrą, jeigu esate PVM mokėtojas, arba sąskaitą faktūrą, jeigu nesate.
2. Suteikite seriją ir kitą iš eilės numerį. Daugiau – gide serija ir numeracija.
3. Įrašykite išrašymo datą, o jeigu prekės patiektos ar paslaugos suteiktos kitą dieną, – ir tą datą arba laikotarpį.
4. Įrašykite pardavėjo ir pirkėjo duomenis iš atitinkamo sąrašo. Kodus patikrinkite prieš išsiųsdami: be pardavėjo kodo ir pirkėjo pavadinimo bei kodo pirkėjas negalės pripažinti išlaidų sąnaudomis (nutarimo 2.7 papunktis).
5. Aprašykite kiekvieną prekę ar paslaugą: pavadinimas, kiekis, mato vienetas, kaina.
6. Suskaičiuokite sumas. PVM sąskaitoje faktūroje apmokestinamoji vertė ir PVM suma rodomos atskirai pagal kiekvieną tarifą.
7. Perduokite dokumentą pirkėjui ir įtraukite jį į išrašytų sąskaitų faktūrų apskaitą (taisyklių 7 punktas), o jeigu esate PVM mokėtojas, – į išrašomų PVM sąskaitų faktūrų registrą (PVM įstatymo 78 straipsnio 5 dalis). Popierinio dokumento rašomi bent du egzemplioriai: vienas pirkėjui, kitas pardavėjui. Elektroninė PVM sąskaita faktūra gali būti naudojama tik iš anksto sutikus pirkėjui (79 straipsnio 11 dalis); ta pati taisyklė taikoma ir elektroninei sąskaitai faktūrai (taisyklių 6¹ punktas).

Jeigu išrašytame dokumente pastebėjote klaidą, jo netaisykite. Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 5 dalis draudžia taisyti apskaitos dokumentus, kuriais pagrindžiamos pinigais atliekamos ūkinės operacijos: parengiamas naujas dokumentas, o klaidingas laikomas negaliojančiu ir saugomas kartu su kitais to laikotarpio dokumentais.

Kai po išrašymo keičiasi kaina ar kiekis, suteikiama nuolaida arba prekės grąžinamos, PVM sąskaitą faktūrą išrašęs asmuo išrašo kreditinį dokumentą, o šalių susitarimu pirkėjas PVM mokėtojas gali išrašyti debetinį (PVM įstatymo 83 straipsnio 1 dalis).

Jeigu pardavimas buvo įformintas ne PVM sąskaita faktūra, pasikeitimas įforminamas kreditiniu apskaitos dokumentu (taisyklių 29¹ punktas). Plačiau – gide kreditinė ir debetinė sąskaita faktūra.

Kiek laiko saugoti sąskaitas faktūras

PVM įstatymo 78 straipsnio 7 dalis nustato, kad PVM sąskaitos faktūros, kuriomis įformintas pardavimas šalies teritorijoje, taip pat Lietuvoje įsikūrusių apmokestinamųjų asmenų gautos PVM sąskaitos faktūros saugomos 10 metų nuo išrašymo dienos. Visą šį laiką turi būti išlaikytas jų kilmės autentiškumas ir turinio vientisumas, o dokumentai turi likti įskaitomi.

Kitiems apskaitos dokumentams Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnis konkretaus termino nenurodo: jie saugomi subjekto vadovo nustatyta tvarka, vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu. Tikslų terminą savo atvejui pasitikslinkite su buhalteriu.

Kiti šios temos gidai

• Išankstinė sąskaita apmokėjimui: kuo ji skiriasi nuo sąskaitos faktūros.
• Sąskaitos apmokėjimo terminas: kaip jį nurodyti dokumente.
• Sąskaita faktūra anglų kalba užsienio įmonei.

Kai žinote, kurį dokumentą rašote, atidarykite sąskaitos faktūros įrankį, užpildykite laukus ir per naršyklės spausdinimo langą išsaugokite PDF. Įrankis nėra apskaitos programa: jis netvarko sąskaitų registro ir nieko nesiunčia Valstybinei mokesčių inspekcijai.