Sąskaita faktūra individualiai veiklai: pavyzdys ir rekvizitai

Jei vykdote individualią veiklą pagal pažymą, nesate PVM mokėtojas ir nenaudojate kasos aparato, pirkėjui išrašote sąskaitą faktūrą. Tas pats dokumentas tinka ir įmonei, ir privačiam asmeniui.

Joje nurodote dokumento pavadinimą, savo vardą, pavardę ir individualios veiklos vykdymo pažymos numerį arba asmens kodą, pirkėją, paslaugą ar prekę, kiekį, kainą ir sumą, išrašymo datą, seriją ir numerį.

Jei esate PVM mokėtojas, išrašote PVM sąskaitą faktūrą. Jei veikloje naudojate kasos aparatą, pirkėjui išduodate kasos aparato kvitą, o sąskaitą faktūrą – jam paprašius.

Šias taisykles nustato finansų ministro įsakymu Nr. 1K-040 patvirtintos Gyventojų, besiverčiančių individualia veikla, buhalterinės apskaitos taisyklės (toliau – apskaitos taisyklės), Vyriausybės nutarimas Nr. 780 ir Finansinės apskaitos įstatymas. Visi šaltiniai išvardyti straipsnio pabaigoje. Mokesčių ir socialinio draudimo įmokų šis gidas neaiškina.

Sąskaitos faktūros pavyzdys individualiai veiklai

Pavyzdys išgalvotas: asmenys, numeriai ir sumos netikri. Pardavėjas – tekstų redaktorius, dirbantis pagal pažymą, ne PVM mokėtojas. Pirkėjas – įmonė.

Banko sąskaitos numerį ir apmokėjimo terminą galite pridėti savo nuožiūra. Skaitytuose teisės aktuose tarp privalomos sąskaitos faktūros informacijos jų nėra, tačiau pirkėjui jie praverčia. Apie terminą rašome atskirai: sąskaitos apmokėjimo terminas.

Tokį dokumentą galite užpildyti mūsų nemokamame sąskaitos faktūros įrankyje: pasirinkite „Ne PVM mokėtojas“ ir laukelyje „Kodas“ įrašykite pažymos numerį.

Kokį dokumentą išrašyti: sąskaitą faktūrą, PVM sąskaitą faktūrą ar kvitą

Apskaitos taisyklių 8 punkte išvardyti dokumentai, kuriuos naudoja individualią veiklą vykdantis gyventojas: sąskaita faktūra, PVM sąskaita faktūra, kasos aparato kvitas ir kiti apskaitos dokumentai, pavyzdžiui, mokėjimo pavedimai. Pagal 9 punktą pirkėjui privaloma išrašyti ir išduoti vieną iš pirmųjų trijų, jei kasos aparatų naudojimo tvarka nenustato kitaip.

Kurį dokumentą rinktis, pasako tolesni punktai:

• Nesate PVM mokėtojas ir nenaudojate kasos aparato – pardavimą įforminate sąskaita faktūra (13 punktas).
• Esate PVM mokėtojas – privalote išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, išskyrus atvejus, nurodytus nutarimu Nr. 780 patvirtintų taisyklių 19 punkte (apskaitos taisyklių 14 punktas). Jos privaloma informacija išvardyta PVM įstatymo 80 straipsnio 1 dalyje; plačiau – gide apie PVM sąskaitos faktūros rekvizitus.
• Naudojate kasos aparatą – išduodate kasos aparato kvitą, o pirkėjo prašymu ir sąskaitą faktūrą arba PVM sąskaitą faktūrą (15 punktas).

Notarams, antstoliams ir advokatams taisyklėse numatyti kiti dokumentai; šis gidas jų neapima.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą įmonei

Reikalavimus sąskaitai faktūrai apskaitos taisyklės perima iš Vyriausybės nutarimu Nr. 780 patvirtintų taisyklių. Jų 5 punktas sako, kad sąskaitoje turi būti Finansinės apskaitos įstatyme nustatyta informacija ir dar keli dalykai. Sudėjus abu sąrašus, sąskaitoje įmonei turi būti:

1. dokumento pavadinimas, serija ir numeris;
2. išrašymo data;
3. Jūsų vardas ir pavardė, taip pat Jūsų kodas, be kurio pirkėjas negali pripažinti išlaidų sąnaudomis (apie jį – atskirame skyriuje toliau);
4. pirkėjo pavadinimas ir juridinio asmens kodas;
5. prekės ar paslaugos pavadinimas ir kaina;
6. suma, o jei nurodote kiekį – ir mato vienetas;
7. paslaugos suteikimo ar prekės pardavimo data arba laikotarpis, jei jis nesutampa su išrašymo data.

Jei pirkėjas pats yra pagal pažymą ar verslo liudijimą dirbantis asmuo, vietoje juridinio asmens kodo rašomas jo PVM mokėtojo kodas, o jei jo nėra – jo pasirinkimu asmens kodas, pažymos numeris arba verslo liudijimo numeris.

Kada dokumentą atiduoti, nurodo Finansinės apskaitos įstatymo 6 straipsnis: apskaitos dokumentas parengiamas ūkinės operacijos metu arba jai pasibaigus ir pateikiamas gavėjui nedelsiant, ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos po operacijos dienos.

Šis įstatymas taikomas ir individualią veiklą vykdantiems gyventojams (1 straipsnio 3 dalies 7 punktas), tačiau jų apskaitos tvarką nustato Vyriausybė arba jos įgaliota institucija (11 straipsnio 3 dalis), todėl dėl termino taikymo Jūsų atveju pasitikslinkite su buhalteriu.

Platesnį ne PVM mokėtojo sąskaitos aprašymą rasite gide sąskaita faktūra be PVM.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą privačiam asmeniui

Dokumentas tas pats. Skiriasi tik pirkėjo duomenys: jei pirkėjas yra individualios veiklos nevykdantis fizinis asmuo, jo vardas, pavardė ir asmens kodas sąskaitoje nurodomi tik jam pageidaujant (apskaitos taisyklių 11.2 punktas). Vadinasi, šios taisyklės neįpareigoja Jūsų prašyti kliento asmens kodo. Visa kita informacija – apie Jus, paslaugą, sumą, datą ir numerį – lieka.

Daugiau apie šį atvejį: sąskaita faktūra fiziniam asmeniui.

Kokį numerį nurodyti apie save: pažymos numerį ar asmens kodą

Taigi rinktis galite pats: pagal šį punktą pakanka pažymos numerio, tad asmens kodo sąskaitoje rašyti nebūtina. Jei esate PVM mokėtojas, nurodote PVM mokėtojo kodą.

Kaip numeruoti sąskaitas

Nutarimo Nr. 780 taisyklių 6 punktas reikalauja serijos ir numerio. Numeris sudaromas didėjančia seka. Seriją pasirenkate pats, ji gali būti iš raidžių arba skaitmenų. Dviejose sąskaitose negali būti to paties numerio su ta pačia serija.

Plačiau: sąskaitos faktūros serija ir numeracija.

Ką pasilikti savo apskaitoje

Popierinės sąskaitos faktūros komplektą sudaro ne mažiau kaip du egzemplioriai: vienas pirkėjui, kitas Jums. Sąskaita gali būti ir elektroninė.

Toliau apskaitos taisyklės nurodo:

• Pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalas. Jį pildyti privaloma, išskyrus atvejus, kai naudojate kasos aparatą ir pildote kasos operacijų žurnalą. Apskaitą tvarkantieji dvejybiniu įrašu žurnalo gali nepildyti, jei reikiami duomenys matyti iš kitų jų registrų.
• Kas įrašoma apie pajamas. Įrašo eilės numeris, pajamų gavimo data (jei taikote kaupimo principą – uždirbimo data), Jūsų išrašyto dokumento data, pavadinimas ir numeris, už ką gautos pajamos ir suma eurais.
• Kada daromas įrašas. Taikant pinigų apskaitos principą – kai pajamos faktiškai gaunamos, taikant kaupimo principą – kai jos uždirbamos. Duomenys į žurnalą įrašomi ne vėliau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos.
• Priemonė. Žurnalas gali būti popierinis arba elektroninis: Valstybinės mokesčių inspekcijos posistemyje i.APS arba kitoje elektroninėje priemonėje.
• Saugojimas. Pajamas ir išlaidas pagrindžiančius apskaitos dokumentus ir žurnalus reikia saugoti ne trumpiau kaip 10 metų. Jei leidžiamus atskaitymus skaičiuojate Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo 18 straipsnio 12 dalyje nustatyta tvarka, išlaidas pagrindžiančių dokumentų saugoti neprivalote.

Mūsų įrankis žurnalo nepildo ir sąskaitų registro nesaugo. Išsaugokite PDF ir įrašą žurnale padarykite pats.

Dažniausios klaidos išrašant sąskaitą

Visos jos išplaukia iš privalomos informacijos sąrašų.

• Nėra Jūsų numerio. Be pardavėjo kodo – Jūsų atveju pažymos numerio arba asmens kodo – pirkėjas negali pripažinti išlaidų sąnaudomis.
• Įmonei neįrašytas jos kodas. Pirkėjo pavadinimas ir kodas yra privalomi.
• Numeris kartojasi arba seka nedidėja.
• Neaišku, kas parduota. Iš paslaugos ar prekės pavadinimo turi būti matyti operacijos turinys.
• Kiekis be mato vieneto. Nurodžius kiekį, privalomas ir mato vienetas.
• Nenurodytas laikotarpis. Jei paslauga suteikta ne išrašymo dieną, jos data arba laikotarpis rašomi atskirai.
• Dokumentas pavadintas „PVM sąskaita faktūra“, nors nesate PVM mokėtojas. Ne PVM mokėtojas pardavimą įformina sąskaita faktūra.
• Taisoma jau išrašyta sąskaita. Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 5 dalis draudžia taisyti apskaitos dokumentus, kuriais pagrindžiamos pinigais atliekamos operacijos: parengiamas naujas dokumentas, o klaidingas laikomas negaliojančiu ir saugomas.

Kada verta pasitarti su buhalteriu

Šis gidas atpasakoja teisės aktų tekstą ir nėra mokesčių konsultacija. Buhalterio klauskite, jei:

• nežinote, ar privalote registruotis PVM mokėtoju;
• už sąskaitą atsiskaitoma grynaisiais pinigais – Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 3 dalis tokiam dokumentui numato papildomą informaciją (vardus, pavardes ir parašus);
• reikia mažinti jau išrašytos sąskaitos sumą ar pirkėjas grąžina prekes – tam skirti kreditiniai ir debetiniai dokumentai;
• naudojate arba svarstote, ar privalote naudoti kasos aparatą;
• dirbate kartu su partneriais neįsteigę juridinio asmens – apskaitos taisyklių 16 punktas tokiai sąskaitai nustato atskirus reikalavimus.

Bendrą sąskaitų faktūrų apžvalgą rasite pagrindiniame gide sąskaita faktūra: kas tai ir kaip išrašyti.

Kai žinote, ką rašyti, atidarykite sąskaitos faktūros įrankį: jis parodo, kokios privalomos informacijos dar trūksta, suskaičiuoja sumas ir leidžia išsaugoti PDF per naršyklės spausdinimo langą. Įrankis nemokamas, registruotis nereikia, o juodraštis lieka Jūsų naršyklėje.

Tai nėra apskaitos programa: duomenų Valstybinei mokesčių inspekcijai jis neteikia, o kreditinių ir debetinių dokumentų neapima.