Sąskaitos faktūros serija ir numeracija: taisyklės, pavyzdžiai

Sąskaitoje faktūroje turi būti serija ir numeris. Seriją pasirenkate patys iš raidžių arba skaitmenų, numeris turi būti sudaromas didėjančia seka, o tas pats numeris toje pačioje serijoje negali būti nurodytas dviejose sąskaitose. Taip nustatyta Vyriausybės nutarimu Nr. 780 patvirtintose taisyklėse: 6 punktas taikomas sąskaitai faktūrai, 12 punktas – PVM sąskaitai faktūrai.

Konkretaus formato mūsų skaityti teisės aktai nenustato. Juose nėra pasakyta, kiek skaitmenų turi būti numeryje, ar tarp serijos ir numerio rašomas brūkšnelis, ar serijoje turi būti metai. Reikalavimai yra tik tie trys: serija iš raidžių arba skaitmenų, didėjanti seka ir nesikartojantis numeris.

PVM sąskaitai faktūrai įstatymas dar prideda, kad serija ir numeris turi leisti ją identifikuoti.

Pavyzdys: trys iš eilės išrašytos sąskaitos

Tai išgalvotas pavyzdys: vardai, pavadinimai ir kodai netikri. Vardenis Pavardenis vykdo individualią veiklą, nėra PVM mokėtojas ir naudoja vieną seriją „SF“. Rugsėjį jis išrašo tris sąskaitas faktūras. Visose trijose pardavėjas nurodytas vienodai: Vardenis Pavardenis, individualios veiklos vykdymo pažymos Nr. 000000.

Numeris nepriklauso nuo pirkėjo. Sąskaitos išrašytos dviem skirtingiems pirkėjams, tačiau seka viena: 014, 015, 016. PVM šiose sąskaitose nėra, nes pardavėjas nėra PVM mokėtojas, todėl suma lygi kiekiui, padaugintam iš kainos.

Tokią sąskaitą galite parengti nemokamu sąskaitos faktūros įrankiu: seriją ir numerį įrašote patys, o įrankis parodo, jei kurio nors privalomo rekvizito trūksta.

Ką apie seriją ir numerį sako teisės aktai

Mokesčiams apskaičiuoti naudojamų apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo taisyklių 6 punkte nustatyta, kad sąskaitoje faktūroje turi būti serija ir numeris, ir pateikti trys reikalavimai:

1. Numeris turi būti sudaromas didėjančia seka (6.1 papunktis).
2. Numeris turi būti paremtas viena ar daugiau serijų, kurios ūkio subjekto pasirinkimu gali būti sudaromos iš raidinių simbolių arba skaitmenų (6.2 papunktis).
3. Ūkio subjektas privalo užtikrinti numerio, paremto serija, unikalumą: skirtingose sąskaitose faktūrose negali būti nurodomas tas pats numeris, paremtas ta pačia serija (6.3 papunktis).

PVM sąskaitai faktūrai tų pačių taisyklių 12 punkte pakartoti tie patys trys reikalavimai. Be to, Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 80 straipsnio 1 dalies 2 punktas tarp privalomos informacijos nurodo „PVM sąskaitos faktūros seriją ir numerį, leidžiančius identifikuoti PVM sąskaitą faktūrą“.

Kokia gali būti sąskaitos faktūros serija

Taisyklės leidžia rinktis: serija gali būti sudaryta iš raidžių arba skaitmenų, o serijų gali būti viena arba kelios. Šį tekstą atitinka, pavyzdžiui, tokios trys schemos.

Kiek serijų pasirinksite, tiek sekų reikės prižiūrėti. Jei neturite aiškios priežasties jų skaidyti, su viena serija mažiau progų suklysti.

Ar numeriai turi eiti be tarpų

Taisyklėse vartojami žodžiai „didėjančia seka“. Žodžių „be tarpų“ ar „iš eilės“ mūsų skaitytuose tekstuose nėra. Taip pat juose nėra tiesiogiai pasakyta, kad vėlesnis numeris turi turėti vėlesnę datą.

Ką daryti, jei numeris praleistas arba pasikartojo

Pasikartojęs numeris toje pačioje serijoje tiesiogiai prieštarauja 6.3 papunkčiui (PVM sąskaitai faktūrai – 12.3 papunkčiui). Tvarkos, kaip tokią klaidą ištaisyti, šiuose punktuose nėra.

Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 5 dalis nustato bendrą taisyklę: apskaitos dokumentus, kuriais pagrindžiamos pinigais atliekamos ūkinės operacijos, taisyti draudžiama; padarius klaidą parengiamas naujas apskaitos dokumentas, o dokumentas su klaida laikomas negaliojančiu ir saugomas kartu su kitais ataskaitinio laikotarpio apskaitos dokumentais.

Ar ir kaip ši dalis taikoma Jūsų sąskaitai, kuri jau išsiųsta pirkėjui, turėtų įvertinti buhalteris.

Popieriniams dokumentams yra atskira taisyklė. Pagal taisyklių 31 punktą, jeigu popierinis dokumentas sugadinamas jį išrašant, jis iš karto pažymimas žodžiu „Anuliuota“, nurodoma anuliavimo data, o anuliavimą parašu patvirtina dokumentą išrašęs asmuo. Anuliuotas dokumentas saugomas laikantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytų dokumentų saugojimo terminų.

Praleistas numeris. Ką daryti praleidus numerį, mūsų skaitytuose teisės aktuose neaprašyta. Nekeiskite jau išrašytų sąskaitų numerių, pasižymėkite savo sąraše, kuris numeris nepanaudotas ir kodėl, ir pasitarkite su buhalteriu.

Kitas atvejis – kai po sąskaitos išrašymo keičiasi apmokestinamoji vertė ar kiekis, suteikiama nuolaida arba prekės grąžinamos.

Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 83 straipsnio 1 dalis nustato, kad tokie pasikeitimai įforminami kreditiniu dokumentu, kurį išrašo pradinį dokumentą išrašęs asmuo, o šalių susitarimu – pirkėjo išrašomu debetiniu dokumentu, jeigu pirkėjas yra PVM mokėtojas.

Apie tai skaitykite gide apie kreditinę ir debetinę sąskaitą faktūrą. Pagal to paties straipsnio 3 dalį tokiame dokumente nurodoma tikslinamos PVM sąskaitos faktūros išrašymo data, serija ir numeris, jeigu įmanoma tiksliai nustatyti, kuris dokumentas tikslinamas. Tvarkinga numeracija praverčia ir čia.

Ar naujais metais numeraciją reikia pradėti iš naujo

Mūsų skaitytuose teisės aktuose kalendoriniai metai su numeracija nesiejami ir reikalavimo naujais metais pradėti nuo pirmo numerio nėra. Tęsiama seka atitinka abu taisyklių reikalavimus, nes numeriai toliau didėja ir nesikartoja: jei gruodį paskutinė sąskaita buvo SF Nr. 047, sausį išrašoma SF Nr. 048.

Jei norite metus pradėti nuo 001, pasirinkite naują seriją. Tos pačios serijos pradėti iš naujo negalima, nes tuomet toje pačioje serijoje atsirastų du vienodi numeriai, o tai draudžia 6.3 ir 12.3 papunkčiai. Tai mūsų išvada iš šių papunkčių teksto; atskiros nuostatos apie metų pradžią taisyklėse nėra.

Kaip išlaikyti seką be programos

Taisyklių 7 punktas įpareigoja ūkio subjektus tvarkyti gaunamų ir išrašomų sąskaitų faktūrų apskaitą. Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 78 straipsnio 5 dalis įpareigoja apmokestinamuosius asmenis tvarkyti gaunamų ir išrašomų PVM sąskaitų faktūrų registrus; šių registrų tvarkymo reikalavimus nustato centrinis mokesčio administratorius.

Tų reikalavimų šiame gide nenagrinėjame, todėl kokia forma ir kokiais terminais tai daryti Jūsų atveju, pasitikslinkite su buhalteriu.

Pačiai sekai išlaikyti padeda keli paprasti įpročiai. Tai praktiniai patarimai, o ne teisės aktų reikalavimai:

1. Turėkite vieną sąrašą (sąsiuvinį arba skaičiuoklės lentelę), kuriame kiekviena eilutė yra viena sąskaita: serija, numeris, data, pirkėjas, suma.
2. Prieš išrašydami naują sąskaitą pirmiausia pažiūrėkite paskutinę eilutę ir įrašykite naują, tik tada pildykite dokumentą.
3. Numerį rašykite su nuliais priekyje, pavyzdžiui, 001, o ne 1. Tada rinkmenos kompiuteryje rikiuojasi teisinga tvarka.
4. Rinkmeną pavadinkite pagal seriją ir numerį, pavyzdžiui, „SF-016“. Dvi rinkmenos tuo pačiu pavadinimu iš karto parodo pasikartojimą.
5. Sąskaitas išrašykite iš vienos vietos. Jei jas rašo keli žmonės, kiekvienam galite skirti atskirą seriją, kad numeriai nesusikirstų.

Jei vykdote individualią veiklą, pavyzdį su visais rekvizitais rasite gide apie individualios veiklos sąskaitą faktūrą.

Kuo padeda mūsų įrankis ir ko jis nedaro

Sąskaitos faktūros įrankis yra nemokamas, juo naudotis galima nesiregistravus, o juodraštis laikomas Jūsų naršyklėje. Juo parengsite sąskaitą faktūrą arba PVM sąskaitą faktūrą su 21, 12, 5 ir 0 procentų tarifais, pamatysite, kurių privalomų rekvizitų trūksta, ir per naršyklės spausdinimo langą dokumentą atsispausdinsite arba išsaugosite PDF formatu.

Tai nėra apskaitos programa. Įrankis nesaugo sąskaitų registro, nieko nesiunčia Valstybinei mokesčių inspekcijai ir pats numerių nedidina, todėl seriją ir kitą numerį įrašote patys iš savo sąrašo. Jis taip pat neapima atvirkštinio apmokestinimo, maržos schemų ir kreditinių bei debetinių dokumentų.

Šis gidas paaiškina, kas parašyta teisės aktuose, ir nėra mokesčių konsultacija. Jei numeracijoje jau yra klaida arba keičiate schemą metų viduryje, sprendimą priimkite kartu su buhalteriu.